La poderosa herramienta de trabajo en equipo y transacción de SEDNA

Por Joseph Keefe29 agosto 2018

En el envío, el equipo con la mejor documentación siempre gana. Hoy en día, para muchas partes interesadas, eso significa cada vez más emplear la plataforma de software de correo electrónico de SEDNA para miles de proyectos.


Bill Dobie es Fundador y CEO de SEDNA con más de 20 años de experiencia en la unión de tecnología y personas al tiempo que crea oportunidades para la innovación y el crecimiento. Su producto más nuevo, diseñado específicamente para las industrias navieras, es una plataforma de gestión de transacciones y comunicación basada en la nube, diseñada específicamente para el sector naviero para ayudar a reducir los costos operativos y mejorar la eficiencia del equipo.


Eso es importante porque, entre otras cosas, SEDNA aporta la responsabilidad de la organización a los proyectos basados ​​en transacciones. Antes y durante cualquier proyecto, las mejoras que SEDNA aporta a la eficiencia de cualquier equipo pueden ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Posteriormente, el notable almacenamiento y organización de todos los datos relacionados con proyectos puede ser igual de importante. Esto se debe a que, en el envío, la parte en una disputa o discusión del contrato puede tener la razón, pero solo ganará el lado con la mejor documentación.

Es revelador que IBM y Maersk recientemente citaron el hecho de que el "costo de la documentación comercial requerida para procesar y administrar muchos de estos productos se estima que alcanza un quinto de los costos reales de transporte físico". Dado el contexto, más de $ 4 billones en los productos se envían cada año, y más del 80 por ciento de los bienes que los consumidores consumen diariamente son transportados por la industria del transporte marítimo: los ahorros potenciales son casi incomprensibles.

Para el caso más llamativo de una alternativa a la dependencia actual del correo electrónico, basta con observar una transacción de variedad de jardín, que crea hasta 1.000 correos electrónicos. De hecho, para los activos humanos de alto valor y generación de ingresos de estas organizaciones -como comerciantes, intermediarios, agentes navieras y propietarios de barcos- intercambiar millones de correos electrónicos internos y externos cada día, el uso de sistemas de software anticuados ya no es adecuado para este propósito. Y ahí es donde entra SEDNA


  • Cimientos

Bill Dobie es un emprendedor con una larga historia en la industria del envío. En 2000, cofundó Navarik, un pionero en la entrega de software como un servicio para grandes organizaciones industriales. Luego, en 2010, comenzó Stage 3 Systems, que ejecuta importantes servicios de software para armadores, fletadores y agentes de todo el mundo. Finalmente, ese tipo de innovación también produjo SEDNA, que hoy en día funciona como un negocio completamente independiente.
SEDNA, dice Dobie, realmente fue engendrado por las necesidades de sus clientes actuales de Stage 3. Explica: "Dondequiera que fuimos, continuamos viendo cómo se implementaban nuestros sistemas u otros sistemas de software implementados, pero también vimos que la mayoría del comercio sucedía en el correo electrónico". Resulta que el envío es un negocio que requiere discusión y la colaboración y el correo electrónico es una de las principales formas en que la industria realiza ese proceso. Pero, Dobie vio que el proceso estaba lejos de ser perfecto. "Lo que vimos una y otra vez, es que todos estaban buscando nuevas iniciativas, pero nadie realmente miró el correo electrónico en sí mismo como un punto de partida para poder trabajar mejor".
SEDNA puede describirse como una plataforma transaccional de software de correo electrónico. En realidad, es mucho más. "Ayudamos a las personas a construir barcos. Los ayudamos a controlar el rendimiento de los barcos; antes y mientras se construyen ", dice Dobie. En la construcción naval, dice, las órdenes de cambio cuestan dinero. Continuando, agrega, "Lo que vimos con uno de nuestros clientes, Seaspan, durante un proyecto, hubo alrededor de 30,000 correos electrónicos yendo y viniendo solo para descubrir y dar seguimiento a ese tipo de cosas. Y, mientras seguimos construyendo e implementando software para compañías navieras, nos dimos cuenta de que todas las "cosas buenas" en realidad estaban contenidas en un correo electrónico ".


  • SEDNA en acción

Por otra parte, otra empresa, un agente de envío con base en la costa oeste, le dijo a SEDNA: "Tenemos Outlook y no podemos archivar el correo electrónico después de 6 meses". Cualquiera que haya sobrecargado su servidor local con demasiado El correo de Outlook puede simpatizar. Dobie y el equipo de SEDNA se propusieron producir algo mejor. En lugar de crear un add-on para Outlook u otros programas, el equipo se propuso construir un mejor cliente de alojamiento.
SEDNA es una plataforma de mensajería, y es para correo electrónico compartido, creado en gran medida para el negocio del envío. El envío utiliza correo electrónico compartido y esto a menudo implica una lista de distribución. En su corazón, SEDNA reemplaza ese aspecto de Outlook. Dobie explica además: "Es donde entra su correo electrónico compartido, y luego entro, veo un mensaje, puedo ver que lo leyó, puedo ver que alguien más lo leyó, lo he leído, puedo dejar una nota para ti, puedo pedirte que hagas algo al respecto y puedo seguirlo ".

Basado en la nube y construido sobre la base de Amazon, el producto SEDNA es seguro y está altamente disponible. Para las preocupaciones de envío que se ocupan diariamente en asuntos transaccionales (construcción naval, contratos de fletamento y otras acciones similares), SEDNA se convierte en una opción lógica para el correo electrónico compartido en equipo. Entonces, para el correo electrónico privado, un programa de correo electrónico estándar funciona bien para lo que se pretendía, que es un correo electrónico privado que involucra cuestiones de recursos humanos, comunicaciones personales, etc. Pero para un equipo de correo electrónico donde el grupo tiene que trabajar algo en conjunto, que es principalmente cómo funciona el envío, SEDNA podría ser la panacea.

SEDNA permite que otro sistema, a través de una interfaz, lo programe en tiempo real. De esta forma, los correos electrónicos relacionados con diferentes transacciones se pueden etiquetar automáticamente, lo que elimina el tiempo que un usuario ha dedicado a organizar o buscar el correo electrónico en el que debe actuar. Dobie apunta a una situación de la vida real para explicarlo mejor. "Tenemos un gran agente de envíos en Australia, tienen cerca de 60 agentes, todos esos agentes estaban arrastrando los correos electrónicos a las carpetas, dos horas cada día. SEDNA eliminó todo eso al archivar automáticamente los correos electrónicos y presentarlos a los agentes ".

La nueva versión v02 de SEDNA cuenta con una funcionalidad mucho mejor. Con una interfaz más amigable para el usuario y una base de datos aún mejor, la plataforma es mucho más intuitiva al permitir que las personas sepan qué mensajes son importantes y requieren su atención. Las nuevas características también incluyen permitir conversaciones privadas entre los miembros del equipo, mientras permanecen dentro de SEDNA.

Si el tiempo es dinero, para un cargador, la demora puede ser una moneda real. De hecho, las casas medianas a menudo establecen departamentos de sobreestadía como centros de beneficio. A medida que documentan minuciosamente cada segundo de cada viaje, sus socios transaccionales pueden perder "barras de tiempo" críticas porque o no estaban al tanto de esos datos o, más probablemente, no pudieron llegar a tiempo porque se han borrado o eliminado. . Pero, no si ese socio comercial está usando SEDNA.


  • Seaspan: vendido en SEDNA

Seaspan es propietario, operador y gerente de portacontenedores independiente. En pocas palabras, Seaspan ofrece muchas de las principales líneas navieras del mundo con alternativas a la propiedad de buques al ofrecer arrendamientos a largo plazo en portacontenedores grandes y modernos combinados con los servicios de gestión de buques líderes en la industria. Una operación global, Seaspan emplea a más de 4000 personas en tierra y en el mar. Hace tres años, recurrieron a SEDNA como una forma de organizar mejor ciertos aspectos de su negocio transaccional. Desde entonces, no han mirado hacia atrás.

Según Ian Robinson, Director de proyectos y tecnología en Seaspan Ship Management Ltd., el software no se lanzó originalmente en un instante. "Tuvimos equipos en todo el mundo, así que fue un caso de construirlo, equipo por equipo. Y lo construimos para sub-equipos, por lo que comenzó con un plan central definido, y con el tiempo, encontramos más usos y funcionalidades para él. Ya es bastante maduro en nuestra organización, pero nos tomó aproximadamente dos años configurarlo con los equipos de la manera que quisiéramos ".

Para Robinson y Seaspan, SEDNA es un complemento de su plataforma de correo electrónico existente. "Lo calificaré", explica, y agrega rápidamente: "Para mí, es un suplemento. Tengo Outlook para tratar con la administración en la empresa y cosas más personales y personales. Las tareas que involucran cosas como RR.HH. seguimos abordando de la manera pasada de moda de Outlook. Pero, si se trata de equipos, grupos o tareas basadas en proyectos, entonces definitivamente es SEDNA ".

También según Robinson, cuando los equipos de Seaspan están tratando con el mismo buque o la construcción del buque, una de las cosas que SEDNA maneja muy bien son los reclamos de garantía, donde podría, por ejemplo, tratar con una serie de problemas bajo un contrato "Con Outlook, obtienes personas que envían mensajes a personas que creen que están involucradas, o pueden no estar involucradas, así que rápidamente la información está disponible, pero se fragmenta. Cuando se trata de un solo proyecto, es más ideal cuando todo el equipo conoce el estado. No estamos lidiando con signos de dólar; por lo general, estamos lidiando con problemas reales en barcos reales. SEDNA le permite saber lo que es importante, el tiempo y la acción, en lugar de tener que revisar una montaña de correos electrónicos, uno por uno. "Al mismo tiempo, el personal directivo a menudo no necesita involucrarse en el día-a minutia de los días; pueden recopilar esa información y luego encontrar lo que necesitan, cuando lo desean.

Para el aspecto de construcción naval de la rutina cotidiana de Robinson, SEDNA ha introducido un nivel de organización y documentación que es invaluable. "A veces, tendremos equipos incrustados en un astillero durante más de un año. Puede ser una serie de naves; buques gemelos. Y muchas veces, el problema que podríamos tener en un barco, probablemente afectará a los otros nueve ", explica, y agrega:" Se trata de tener información común y te das cuenta de que no tienes que reinventar la rueda para comenzar el próximo buque que podría estar haciendo que la quilla quede un mes separada de la otra. Si tiene una dirección de correo electrónico grupal, entonces la información disponible para un barco también está disponible para los diez ".

Hacer una evaluación comparativa de lo que SEDNA le ha ahorrado a su departamento en horas extras es difícil, dice Robinson. A modo de ejemplo, sin embargo, Robinson señala las ventajas transaccionales específicas que SEDNA puede aportar. "SEDNA recuerda el problema que tuvimos con el motor principal en el primer barco de una serie, así que cuando llega el quinto barco, tenemos ese conocimiento para prevenirlo o acortar el dolor, incluso cuando hay una rotación de personal de más de un cinco. período del año (el suyo y el del astillero). Todas las notas se guardan y en un solo lugar. La base de conocimiento está ahí; puede mirar hacia atrás y descubrir por qué tomó esa decisión. Es posible que el astillero desee aplicarle un costo adicional, donde antes de eso, era un costo y procedimiento estándar. O quizás, ya lo pagaste al comienzo del proyecto. Eso es un ahorro de impacto directo del software ".

La seguridad también es importante para Seaspan. Al igual que cualquier gran empresa, Seaspan tiene contratistas y empleados a tiempo completo involucrados en cada proyecto. Con operaciones estándar basadas en correo electrónico, entonces el potencial de fuga de información confidencial es muy real. SEDNA, por otro lado, se mantiene de forma segura, con solo acceso al personal autorizado de Seaspan. Los contratistas tienen acceso a la información, pero no pueden irse, enviarla a otra parte o eliminarla.

La capacidad de datos ilimitados y las capacidades de archivo de SEDNA también son útiles. "En un nivel alto, se trata de proyectos individuales, y luego de profundizar, le permite encontrar lo que necesita en un solo lugar. Las funciones de búsqueda son muy buenas y la función de etiquetado es bastante útil. Y, el almacenamiento seguro puede manejar grandes volúmenes. No tiene que purgar ", dice Robinson.

Al final, Robinson describe un nivel de comodidad con el producto y una conciencia de SEDNA puede hacerlo. "Estoy acostumbrado a ello en lugar de abiertamente entusiasta. Quita un elemento de molestia. En una vida anterior, ejecuté otros proyectos usando otros programas de correo electrónico y en esos casos, tenía que introducir un nivel de disciplina para guardar la información. Cuando un proyecto se daña o si hay una disputa, si no puede encontrar ese correo electrónico o documentación, tiene problemas. Entonces, SEDNA presenta una red de seguridad de la que ya no tenemos que preocuparnos ". Y eso se traduce en el viejo dicho de que" quien tenga la mejor documentación siempre gana, no significa que tengas razón, solo significa que tienes tus patos en la fila ".

En un nivel base, Robinson señala el aspecto más valioso de SEDNA: "Es ante todo; orientado a proyectos Primero debe haber un grupo de personas que quieran compartir esta correspondencia. Tengo superintendentes itinerantes que hacen a bordo entrenamiento e investigación de fallas a bordo de los buques. Son un equipo muy unido, pero tienen que viajar y a través de la plataforma SEDNA, pueden ver quién viene de un barco, quién se está uniendo, etc. Así que también hay beneficios de programación. "Desde el aspecto transaccional de cualquier trato, él dice: "Es posible que tenga tres grupos diferentes de reclamaciones de garantía. Y, los reclamos de garantía pueden extenderse más allá de un año ".


  • Administre las transacciones de hoy con las herramientas del mañana

Los datos muestran claramente que el uso de nuevas herramientas SAAS, como SEDNA, puede reducir el tiempo acumulado del personal involucrado en una sola transacción dentro de una organización en 60 minutos. Para una compañía con un equipo comercial o corretaje de 100 puntos fuertes, el tiempo ahorrado podría equivaler a un ahorro financiero anual de $ 1.35m.

Además, estos no son cálculos teóricos. Los principales transportistas, propietarios y corredores, como Glencore y Seaspan, que no coinciden con los dos clientes de SEDNA, ya están utilizando esta tecnología para impulsar nuevos niveles de eficiencia en sus operaciones. Para una industria que comercializa más de $ 4 billones en bienes cada año, esto es solo la punta del iceberg.

SEDNA usa la palabra 'transacción' para describir un viaje, un contrato o proyecto. Hoy, en algún lugar ultramarino en algún astillero remoto, el constructor espera que no puedas encontrar ese correo electrónico de hace 10 semanas donde dijeron que 'harían esto pero no eso', ya que se trata de un proyecto de construcción en particular. Si lo haces, les costará mucho. Afortunadamente, tienes SEDNA. Y, el equipo con la mejor documentación siempre gana. Usted lo sabía, ¿verdad?

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