Tecnología de la cadena de suministro: Debunking Digital

Por Lars Fischer • 29 marzo 2018

Si bien la mayoría de las compañías navieras dirían que han adoptado el mundo digital, existen diferentes grados de digitalización. Algunas compañías operan sistemas completamente integrales que se extienden en cada rincón de su negocio. Otros pueden usar programas como Microsoft Word para crear documentos o Excel para sus finanzas. Ambas compañías están digitalizadas, pero claramente no en la misma medida. Una buena analogía sería comparar un teléfono móvil obsoleto que solo puede hacer llamadas y enviar mensajes SMS con el último teléfono inteligente con todas las capacidades.

Pero más que esto, un teléfono inteligente tiene la capacidad de tomar una foto y compartirla como un mensaje o por las redes sociales; y para capturar y almacenar detalles de contacto de un correo electrónico entrante. El teléfono obsoleto es digital, pero el teléfono inteligente está integrado digitalmente, y eso es importante.

Como personas, nos hemos convertido en seres digitales; se espera que navegue nuestras vidas diarias en un mundo digitalizado e integrado digitalmente. Sin embargo, no todas las compañías navieras se han mantenido al ritmo de los tiempos. Muchos podrían digitalizarse de manera exhaustiva, pero en 2018, la digitalización sin integración es como invertir en la última televisión inteligente pero sin Wi-Fi en casa.

En la práctica real

Todas las compañías tendrán un paquete de contabilidad y la mayoría operará sistemas para administrar la administración de varios requisitos comerciales y operativos. Pero es menos común que estos sistemas se comuniquen entre sí.

En una compañía naviera completamente integrada, el sistema tarifario capturará toda la información compleja relacionada con clientes individuales, puertos, terminales y cargas, que puede ser una matriz enormemente complicada de precios, restricciones, descuentos e incentivos individuales. Por lo tanto, cuando un cliente solicita una cotización, el sistema de cotización busca automáticamente la tarifa correspondiente para crear una cotización a medida y precisa y mostrar el rendimiento. Si la oferta se convierte en una venta, el sistema, de nuevo, creará automáticamente la documentación requerida, conocimientos de embarque, manifiestos y más. Y una vez que el buque haya navegado, se generará automáticamente una factura y esa información se publicará en las cuentas.

Durante este proceso, si es necesario realizar cambios, un sistema completamente integrado creará automáticamente correctores de manifiesto, facturas revisadas y otras actualizaciones. En otras palabras, la información fluirá sin problemas de una actividad a otra sin la necesidad de volver a ingresar datos. Retyping conduce a errores, los errores conducen a retrasos y retrasos interrumpen el flujo de caja y cuestan dinero.

Al igual que las aplicaciones en un teléfono inteligente, el sistema totalmente integrado hace todo el trabajo duro sin la necesidad de intervención humana. El resultado es una mayor transparencia, supervisión y, lo que es más importante, una reducción de la duplicación y el error en los procesos administrativos.

En contexto, incluso un pequeño transportista marítimo obtendrá ingresos por más de $ 100 millones al año. Entonces, si el 10 por ciento de todas las facturas de flete marítimo saliente son incorrectas debido a la falta de integración y la necesidad de volver a escribir los datos, $ 10 millones estarán en disputa. Las facturas en disputa a menudo son archivadas por los departamentos de contabilidad y esto causa un agujero grande y difícil de manejar en el flujo de caja.

Cambios desafiantes

¿Como sucedió esto? A menudo es a través de un proceso de evolución natural. Muchas compañías navieras desean ser independientes, comienzan a construir sus propias aplicaciones de software para manejar un proceso específico, como las cotizaciones o la administración de tarifas. A medida que la empresa crece, les resulta difícil mantener y actualizar sus sistemas y, por lo tanto, deciden comprar otras aplicaciones para hacer frente a otros procesos. Una combinación de aplicaciones hechas a la medida y sobre todo da como resultado una integración nula o escasa entre ellas. Y esto significa que una gran cantidad de datos es modificada.

Cuando se enfrentan desafíos, las divisiones de TI a menudo se defenderán con el grito habitual de tener recursos insuficientes y dificultades para mantener los sistemas ya en línea, en otras palabras, gustar o agrupar. Otra explicación, quizás más razonable, es que nuestros colegas de TI cada vez se enfrentan más a una serie de reglamentaciones de informes externos que deben cumplirse para que una empresa opere. Como resultado, lograr la integración interna, como era de esperar, a menudo ocupa el segundo lugar.

Las obligaciones de los transportistas de informar a contrapartes externas son cada vez más onerosas. Los operadores deben informar a los puertos, terminales, aduanas, depósitos, clientes y otras estaciones externas.

Si eso no fuera lo suficientemente desafiante, las normas establecidas para intercambiar esta información pueden ser engorrosas. Casi todos los puertos requieren mensajes de intercambio electrónico de datos (EDI) que contienen aproximadamente la misma información, pero a menudo los socios de comunicación tienen diferentes interpretaciones de la estructuración de los mensajes, incluso a veces dentro del mismo puerto. Esto significa que los sistemas internos de un operador necesitarán incorporar docenas, o incluso cientos, de diferentes formatos de mensaje para cumplir con los requisitos regionales y locales.

Los impulsores para la integración externa son claramente mucho más fuertes que aquellos para lograr la integración interna. Algunas empresas creen que pueden vivir sin integración interna; pero la pregunta es, ¿por cuánto tiempo? Si la integración interna de una empresa es limitada, eventualmente enviará datos incorrectos externamente, y ese no es un buen lugar para estar.

Los sistemas modernos de tecnología de la información y las aplicaciones de software, cuando se usan inteligentemente, pueden ayudar a brindar enormes beneficios. Pero se debe tener cuidado para seleccionar aplicaciones adaptadas a las necesidades específicas de la empresa. El software de envío moderno es modular, lo que significa que los operadores pueden seleccionar solo las aplicaciones que necesitan para automatizar ciertos procesos dentro de sus negocios. Cada módulo se integra perfectamente con otros para facilitar un flujo de información en toda la empresa. Los datos solo se deben ingresar una vez, lo que reduce la duplicación, los errores y la confusión. Luego, los datos se comparten en toda la empresa y con socios comerciales relevantes. Esto reduce significativamente la carga administrativa e introduce eficiencias en todo el negocio.

La razón principal por la que no todas las compañías navieras aprovechan estas soluciones es por la suposición infundada de que pasar a un nuevo sistema consumirá mucho tiempo, interrumpirá el negocio o supondrá un riesgo.

Administrar la TI moderna

Veinte o más años atrás, la digitalización era una prerrogativa de la gran naviera con mucho dinero. Hoy en día, es un proceso bastante simple comprar soluciones empaquetadas especializadas o listas para usar que se adaptan a las individualidades de cada compañía. Estos paquetes son los medios para convertir a las empresas digitalizadas en empresas digitalmente integradas.

La belleza de estas aplicaciones es que están diseñadas para facilitar la integración total entre cada uno de los procesos centrales: conectando los sistemas a través de una única entidad de enlace, completamente conectada y en red perfectamente integrada. Por lo tanto, los datos fluyen sin problemas de las tarifas a las cotizaciones, a las ventas a las reservas a las facturas a la contabilidad y finalmente a la revisión de la administración.

Además de las obvias ventajas de la menor entrada de datos, la reducción de errores y la capacidad de ofrecer un mayor servicio al cliente, estas soluciones empaquetadas están disponibles a una fracción del precio de crear un sistema a medida. En esencia, han nivelado el campo de juego de TI en todo el espectro de las compañías navieras.

Muchas compañías navieras aún no cuentan con estas soluciones y, en detrimento de ellas, están perdiendo frente a las que sí lo hacen. Pero simplemente adoptando una solución de software específicamente para la industria naviera, las empresas integradas internamente podrán garantizar la integración externa con cada socio y subcontratación. En 2018, lograr la digitalización integral y la integración efectiva está ahora al alcance de muchos, no pocos.

Softship, proveedor de soluciones de software para la industria del transporte marítimo de línea internacional y el sector de agencias portuarias, ofrece su suite de software 'LIMA' y aplicaciones asociadas para atender las necesidades de los transportistas de línea; 'ALFA', su suite de software para agentes de línea; y 'SAPAS', un paquete de software basado en la nube para agentes portuarios.

Los productos Softship atienden a más de 120 empresas en todo el mundo y están diseñados para agilizar las tareas con el fin de ofrecer mayores eficiencias a la lista completa de procesos que comprende el envío. Softship también proporciona una gama de herramientas de gestión empresarial que permiten a los ejecutivos de envíos analizar completamente sus actividades comerciales y operativas. Ofrecido en un formato modular que brinda a los clientes flexibilidad para comprar o arrendar las soluciones que necesitan, el software puede modificarse para cumplir con requisitos específicos del mercado o de la empresa y se entrega como una aplicación localmente instalada o mediante una solución hospedada o basada en la nube. www.softship.com

El autor

Lars Fischer es el Director Gerente de la sede de Softship en Asia Pacífico. Lars comenzó a trabajar para Softship como ingeniero de software en 1994. Se convirtió en consultor de negocios y gerente de proyectos en 1996 y ha dirigido Softship Data Processing, Singapur, desde 1998. Es responsable del personal comercial y técnico de Singapur de 25 y para el estrategia de ventas y marketing del grupo en todo el mundo.

(Según lo publicado en la edición de enero / febrero de 2018 de Maritime Logistics Professional )